Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Diese Hinweise betreffen die öffentliche Kit-Website und die Nutzung der Anwendung. Aedera Docs ist ein separates Angebot mit eigenen Datenschutzhinweisen.

2. Verantwortlichkeit im Projekt

Für den Betrieb der Website, die Kontoverwaltung, die Sicherheit und die Bearbeitung von Kontaktanfragen ist Jakob Patschke verantwortlich. Soweit Aedera personenbezogene Projektdaten im Auftrag eines Kunden nach dessen Weisungen verarbeitet, handelt Aedera als Auftragsverarbeiter. Zweck und Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung bestimmt der jeweilige Auftraggeber; die Einzelheiten sind in einer gesonderten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zu regeln.

Welche Angaben, Fotos und Dokumente in ein Projekt eingestellt und wem sie freigegeben werden, bestimmt das berechtigte Projektteam. Bei Fragen zu diesen Inhalten wende dich auch an den jeweiligen Projektverantwortlichen. Wir unterstützen bei der Bearbeitung von Datenschutzanfragen.

3. Website und technische Protokolle

Beim Aufruf werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte URL, Browserinformationen und gegebenenfalls die Herkunftsseite an den Server übermittelt. Wir benötigen diese Angaben zur Auslieferung und Absicherung des Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und zuverlässiger Betrieb.

Die vorbereitete Proxy-Konfiguration protokolliert Zugriffe ohne vollständige URLs, IP-Adressen und Referrer. Fehlerprotokolle können dagegen technische Anfragedaten einschließlich IP-Adressen und URLs enthalten. Die endgültigen Aufbewahrungsfristen werden vor dem Pilotstart mit der Serverkonfiguration abgeglichen.

4. Konto, Anmeldung und Sicherheit

Bei der Registrierung verarbeiten wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und einen Hash des Passworts sowie gegebenenfalls den Firmennamen. Freiwillig können Telefonnummern, ein Profilbild, eine Unterschriftsgrafik und eine Mail-Signatur hinterlegt werden. Die Unterschriftsgrafik dient zum Einfügen in Berichte; sie wird nicht zur biometrischen Identifizierung ausgewertet.

Für Anmeldung, E-Mail-Bestätigung, Passwortzurücksetzung, Einladungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung verarbeiten wir Sitzungsdaten, technische Sicherheitsinformationen und Bestätigungsdaten. Sitzungen haben im aktuellen Stand eine Gültigkeit von sieben Tagen und können bei weiterer Nutzung erneuert werden. Bei Zwei-Faktor-Authentifizierung werden die dafür erforderlichen Geheimnisse geschützt und Wiederherstellungscodes verarbeitet.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung des eigenen vertraglichen Zugangs und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Missbrauchsschutz und sichere Zugangsverwaltung. Für Beschäftigten- und Projektdaten legt der jeweilige Verantwortliche die einschlägige Rechtsgrundlage fest.

5. Cookies und Browserspeicher

Kit nutzt technisch erforderliche Cookies für Anmeldung und Sicherheitsfunktionen. Local Storage und Session Storage werden unter anderem für Ansichtsoptionen, Projektbezug und lokale Arbeitsstände eingesetzt. Diese Funktionen dienen der von dir angeforderten Nutzung; Grundlage für den Zugriff auf den Endgerätespeicher ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach den jeweils genannten Rechtsgrundlagen.

Es werden im aktuellen Stand keine Werbe- oder Reichweitenanalyse-Dienste eingebunden. Schriftarten und Programmdateien werden vom eigenen Angebot geladen. Du kannst Browserspeicher löschen; dabei können Anmeldungen und noch nicht gespeicherte lokale Arbeitsstände verloren gehen.

6. Zusammenarbeit, Dateien und Berichte

Je nach Nutzung verarbeitet Kit Projekt- und Firmendaten, Kontakte, Mitgliedschaften, Aufgaben, Termine, Kommentare, Zuständigkeiten, Pläne, Mengen, Leistungsverzeichnisse, Fotos, PDFs und Berichte. Dateien können weitere personenbezogene Informationen enthalten, etwa abgebildete Personen oder Dateimetadaten. Lade nur Inhalte hoch, die für das Projekt benötigt werden und die du verarbeiten und teilen darfst.

Projektmitglieder erhalten Zugriff entsprechend ihren Berechtigungen. Firmenadministratoren können die Firmenprojekte und deren Zugänge verwalten. Externe Aufgabenbeteiligte erhalten Zugriff auf die ihnen freigegebenen Aufgaben und zugehörigen Unterlagen. Projektbezogene Aktivitäten und Benachrichtigungen können Namen und Bearbeitungsereignisse für berechtigte Beteiligte sichtbar machen.

Fotos und Dokumente können aus der Aufgabendokumentation in Aufmaße oder Berichte übernommen werden. Fertiggestellte Aufmaße und Berichte werden als PDF und als unveränderlicher digitaler Datenstand gespeichert. Dieser enthält die erfassten Angaben, Mengen, Zuordnungen und Verweise auf benötigte Fotos und Nachweise. So können berechtigte Nutzer den fertigen Stand digital ansehen und Angaben für weitere Berichte übernehmen. Gemeinsam genutzte Dateien werden über Referenzen zugeordnet; sie können deshalb auch nach dem Entfernen ihres ursprünglichen Eintrags weiterhin benötigt werden. Das Entfernen einer Quelldatei entfernt ihren bereits eingebetteten Inhalt nicht aus einem fertigen PDF oder einem heruntergeladenen Export. Bei Löschanfragen müssen deshalb auch solche Dokumente berücksichtigt werden.

Für eigene Vertrags- und Projektverwaltung erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Bei Auftragsverarbeitung gelten die Weisungen und Rechtsgrundlagen des jeweiligen Auftraggebers.

7. Kontakt, Einladungen und Mail-Funktionen

Bei einer Anfrage an kontakt@aedera.de oder support@aedera.de verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, den Nachrichteninhalt und freiwillige weitere Angaben, um die Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls einen Pilotzugang einzurichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anfragen, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Beantwortung.

Über das Supportformular in Kit werden der Betreff, deine Nachricht und der bei der Anfrage geöffnete Anwendungsbereich zusammen mit deinem Kontonamen, deiner E-Mail-Adresse und deiner Benutzerkennung an support@aedera.de übermittelt. Die E-Mail-Adresse dient auch als Antwortadresse. Diese Angaben helfen, die Anfrage zuzuordnen und zu bearbeiten. Die vorstehend genannten Rechtsgrundlagen gelten entsprechend. Projektdateien werden über dieses Formular nicht automatisch mitgesendet.

Kit versendet erforderliche Systemmails, beispielsweise zur Kontobestätigung, Einladung oder Erinnerung an eine bevorstehende Projektlöschung. Bei Einladungen verarbeiten wir die vom Einladenden angegebene Empfängeradresse. Die Berichtsfunktion kann eine EML-Datei mit Empfängern, PDF-Anhang und Mail-Signatur erstellen; der anschließende Versand erfolgt durch das vom Nutzer verwendete Mailprogramm.

8. Hosting und weitere technische Dienste

Für Serverbetrieb und die geplante Datei- und Backupspeicherung ist Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, vorgesehen. Auch das Kontaktpostfach wird bei Hetzner betrieben. Die Produktionsstandorte für Object Storage und Backups sowie der Anbieter für den SMTP-Versand werden vor der Freigabe festgelegt und hier ergänzt. Informationen: Datenschutzhinweise von Hetzner.

Für die Ermittlung einer Baustellenposition wird die eingegebene Projektadresse bei der Adresssuche serverseitig an den Geocoding-Dienst Photon unter photon.komoot.io übermittelt. Der Wetterabruf fragt anhand der Projektkoordinaten und des Berichtsdatums den Dienst Bright Sky unter api.brightsky.dev ab. Die Dienste erhalten dabei die zur Anfrage nötigen Angaben und die IP-Adresse des Kit-Servers; das Benutzerpasswort und die Projektdateien werden nicht mitgesendet. Diese Abfragen erfolgen zur Bereitstellung der entsprechenden Funktion. Betreiber, Rechtsgrundlagen und Verarbeitungsbedingungen der tatsächlich eingesetzten Endpunkte werden vor dem Pilotstart abschließend geprüft.

Wenn du externe Links oder externe Bilder aus eingefügten Inhalten aufrufst, kann der jeweilige Anbieter Verbindungsdaten erhalten. Die Nutzung solcher Drittangebote richtet sich auch nach deren Datenschutzhinweisen. Vor der Freigabe wird geprüft, ob bei den eingesetzten Dienstleistern Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden und welche Garantien gegebenenfalls erforderlich sind.

9. Speicherdauer, Projektabschluss und Löschung

Kontodaten werden für die Dauer der Nutzung gespeichert und danach gelöscht, soweit keine weitere Rechtsgrundlage oder Aufbewahrungspflicht besteht. Kontaktanfragen werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine Aufbewahrung aus gesetzlichen Gründen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Für abgeschlossene Projekte sieht Kit aktuell eine Abruffrist von sechs Monaten vor. Die konkrete Frist wird im Projekt angezeigt. Berechtigte Eigentümer können ein Datenpaket anfordern oder das Projekt vorzeitig endgültig löschen. Nach Ablauf der Abruffrist ist die automatische Löschung vorgesehen. Das Entfernen eines Mitglieds löscht nicht automatisch dessen bereits entstandene Projektdokumentation oder Kontaktangaben.

Entwürfe und fertiggestellte Aufmaße oder Berichte können zugehörige Dateien benötigen. Das Fertigstellen sperrt die Bearbeitung, löscht aber weder den gespeicherten digitalen Datenstand noch die für dessen Anzeige und Wiederverwendung benötigten Nachweise. PDFs und digitale Datenstände bleiben grundsätzlich bis zur Löschung des jeweiligen Eintrags oder Projekts gespeichert. Nicht mehr referenzierte Dateien werden zur Bereinigung vorgemerkt. Dateien, die noch in anderen Aufgaben, Aufmaßen oder Berichten verwendet werden, bleiben für diese Einträge erhalten. Sicherungen können ältere Datenstände enthalten; ihre endgültige Aufbewahrungsfrist und der Umgang mit Storage-Box-Snapshots werden vor dem Pilotstart festgelegt. Löschungen sollen bei einer Wiederherstellung anhand eines gesonderten Löschprotokolls erneut berücksichtigt werden.

10. Deine Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen hast du ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Widerspruch: Bei Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Wende dich hierzu an kontakt@aedera.de.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthalts- oder Arbeitsort. Für den hier genannten Betreiber ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, eine Anlaufstelle.

Die für Konto und Vertrag benötigten Angaben sind für deren Bereitstellung erforderlich. Freiwillige Profilangaben sind keine Voraussetzung für die grundlegende Nutzung. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ist im aktuellen Funktionsumfang nicht vorgesehen.